Med beskedservice kan du sende mail beskeder til dine medarbejdere, ledere og administratorer fra SmartKlik.
Besked services der kan igangsættes:
- Besked på mail, ved x antal dages sygdom
(Tæller på enkeltstående sygemeldinger) - Besked på mail, ved x antal dages sygdom Daglig refusionsmail
Sender mail til leder, måler på x dage pr enkeltstående sygemelding. - "Akkumulativ refusionsmail"
Sender mail til leder, ved X antal sygedage, målt på tværs af sammenhængende sygemeldinger .
(Tæller antal dage på tværs af sammenhængende sygemeldinger) - Påmindelse om raskmelding.
- Påmindelse til deltidssygemeldte om manglende registrering af timer.
- pr person.
- Påmindelse om raskmelding.
Sender en e-mail til hver medarbejder med en åben fraværsmelding oprettet siden sidste afvikling af kørslen og over X angivne antal dage fraværende. - Påmindelse om timeregistrering til deltidssyge
Sender en e-mail til medarbejdere, der er aktivt deltidsfraværende og som ikke har registreret timer i X angivne antal dage.
Bemærk: beskedservice sender mails ud fra no-reply@smartklik.dk. HUSK derfor I jeres mail-system at sørge for at denne mailadresse ikke går i spam.
...
Vejledning til opsætning og beskrivelse af de forskellige beskedservice jobs.
...
Daglig refusionsmail:
Opsætnings muligheder:
...
Opsætning:
- Åben SmartKlik administration > Opsætning > Beskedservice > "opret ny"
(Mangler du menuen eller knappen, kontakt Elbek & Vejrup for at få adgang til beskedservices) - Under fanen Generelt > i feltet Besked Job: > vælg: "Daglig refusionsmail" fra listen af mulige typer.
- Giv opsætningen et beskrivende Navn efter eget valg, dette vises på oversigten over igangsatte beskedservice jobs.
- Sæt markering i Aktiv. Når opsætningen er færdig og beskedservicen skal afvikle/sende beskederne. Her kan du også midlertidigt deaktivere jobbet.
- Udfyld en mail skabelon med Emne og Beskedindhold. understøtter simpel formatering som links, titler og lister.
- Under fanen Parametre > i feltet Antal dage: Angives hvor mange dage der skal gå af én sygemelding, før der sendes en besked til nærmeste leder om denne.
- Markering i "Send også til område chef (ja/nej)" se opsætning af områdechef. >> områdechef opsætning
- Markering for at vise ekstra info om sygemeldingen.
Hvilke sygemeldinger indgår i beskeden
- Seneste udførsel: Angiv en dato for hvornår der tidligst skal medtages ændringer fra. Dermed undgås at jobbet sender til gamle sygemeldinger.Hvormed typen af fravær samt ændrings dato mv, fremgår i email.
- Feltet "Seneste udførsel:" sættes til dags dato, med mindre du vil have jobbet til at blive afviklet og give besked om tidligere og lukkede sygemeldinger.
- Under fanen Skedulering > felterne Interval og Tidspunkt, kan du sætte hvor ofte og hvornår der skal sendes disse mails.
- Du kan også angive om den kun skal være aktiv i en afgrænset periode og om det skal være en enkelt kørsel eller en løbende kørsel.
- Efterlades feltet Aktiv til blank og markeres Gentag: Løbende, afvikles jobbet indtil det slettes eller deaktiveres.
Hvilke sygemeldinger indgår i beskeden
- Alle aktive sygemeldinger som er oprettet/ændret/afsluttet, siden sidste afsendelse af besked.Og som .
Se hvornår i Seneste udførsel: feltet ved første kørsel, derefter kan man i oversigten se hvornår den sidste blev afviklet. - Samt at sygemeldingen opnår en varighed på X antal dage eller derover jfr , jf. opsætning.
BEMÆRK. Sættes dette job til at sende en besked, både ved fx 5 dages sygemelding og 15 dages sygemelding, vil en ændring/lukning af en sygemelding manuel sygemelding oprettet på bagkant, på fx 20 dage, udløse 2 emails til samme chef.
Modtagere
- Standard modtager: Nærmeste chef til den medarbejder som er sygemeldt.
- Mulig for ekstra modtagere som modtager en samlet oversigt over hvad der der sendt til alle chefer.
- Område ansvarlige: Jfr. opsætning i SmartKlik administrationen > Områdechef. Her kan man udpege modtagere pr område. Kræver brug af dimensioner i SmartKlikUnder fanen "Ekstra modtagere", er det muligt at angive personer som modtager en opsamlings email, pr godkender.
- Område ansvarlige, hvis denne markering er sat, og der findes en område chef for den dimension medarbejderen tilhører.
Besked på mail, ved x antal dages sygdom på tværs af sammenhængende sygemeldinger:
Opsætnings muligheder:
- Navn i opsætning: "Akkumulativ refusionsmail"
- Seneste udførsel: Angiv en dato for hvornår der tidligst skal medtages ændringer fra. Dermed undgås at jobbet sender til gamle sygemeldinger.
- Antal dage der skal gå af en eller flere sammenhængende sygemeldinger, før der sendes en besked til nærmeste leder
- Send også til område chef (ja/nej)
Hvilke sygemeldinger indgår i beskeden
- Aktive sygemeldinger som er oprettet/ændret/afsluttet, siden sidste afsendelse af besked.
- Samt alle tilstødende sygemeldinger som ligger i umiddelbar tilknytning til aktiv/ændret sygemelding.
- Og at hele sættet opnår en varighed på X antal dage eller derover.
BEMÆRK. Sættes dette job til at sende en besked, både ved fx 5 dages sygemelding og 15 dages sygemelding, vil en ændring/lukning af en sygemelding på fx 20 dage, udløse 2 emails til samme chef.
Modtagere
- Nærmeste chef til den medarbejder som er sygemeldt.
- Mulig for ekstra modtagere som modtager en samlet oversigt over hvad der der sendt til alle chefer.
- Område ansvarlige: Jfr. opsætning i SmartKlik administrationen > Områdechef. Her kan man udpege modtagere pr område. Kræver brug af dimensioner i SmartKlik.
Påmindelse om raskmelding
Dette job sørger for at sende en e-mail til hver ressource med en åben fraværsmelding, som overstiger angivet antal dage, og som er oprettet siden sidste afvikling af kørslen.
Opsætning:
- Navn i opsætning: "Daglig påmindelse om raskmelding"
- Seneste udførsel: Angiv en dato for hvornår der tidligst skal medtages ændringer fra. Dermed undgås at jobbet sender til gamle sygemeldinger.
- Antal dage med fravær, før der udløses en besked om raskmelding.
- Vælg lønarter, filtrer til kun at sende en besked, når sygemeldingen er på valgte lønarter/typer.
...
- Alle sygemeldinger som opfylder antal dage kriteriet, opsat på jobbet.
- Alle sygemeldinger hvis lønart er indført i listen under fanen "parameter", bliver talt med.
Hvornår sendes beskeden:
- Der angives et interval for hvor ofte beskeden sendes.
Modtagere af mail fra dette beskedjob:
- Medarbejderen som mangler at registrere sin tid, er default modtager på jobbet og kan ikke fravælges.
- Ekstramodtagere vil få tilsendt listen af medarbejdere som jobbet sender til, samlet i én oversigts mail.
Påmindelse til deltidssygemeldte om registrering af timer.
Opsætning:
- Navn i opsætning: "Send e-mail til medarbejdere, der er deltidsfraværende og som ikke har registreret timer i det angivne antal dage"
- Antal dage der skal gå uden andre timeregistreringer end sygemeldingen. Før der påmindes. (bemærk at jobbet pt ikke overholder dette ved nye sygemeldinger, rettelse er på vej)
- Schedulering for hvor ofte jobbet skal køre.
...
- Ressourcer med en aktiv sygemelding af typen deltid, hvor der er gået X antal dage uden timeregistreringer op til dags dato for afsendelse af mail.
- Alle dage uden timeregistreringer på eller mellem start og slut datoer for optællings perioden.
- Alle timeregistreringer som er forskellige lønarter end sygemeldingen, indgår i optællingen. (opdatering på vej så afviste og justeringsposter ikke tæller med som timeregistrering)
- Hvis der ikke findes nogen timeregistreringer, kommer ressourcen på listen og får en besked pr mail.
Hvornår sendes beskeden:
- Der angives et interval for hvor ofte beskeden sendes. (Dagligt/ugentligt/månedligt) samt hvornår på dagen der sendes.
Modtagere af mail fra dette beskedjob:
- Medarbejderen som mangler at registrere sin tid, er fast modtager og kan ikke fravælges.
- Ekstramodtagere vil få tilsendt listen af medarbejdere som jobbet sender til, samlet i én oversigts mail.
...