Inden anvendelse af 'Ferie & fravær'-modulet i SmartKlik skal der opsættes en række indstillinger, så modulet er tilpasset Jeres organisation. Dette gøres i samarbejde med Elbek & Vejrup for at sikre, at den rigtige tilpasning af modulet opnås.
Opret ny type under "Ferieplanlægning"
Følg denne vejledning for at oprette en ny "ferieplanlægnings type", som derefter kan benyttes i feriekalenderen af både medarbejder og ledere til at planlægge fravær.
- Åbne SmartKlik administration > Ferie og Fravær > Ferieplanlægning
- Klik på "Opret ny", for at oprette en ny type.
Nedenstående billede viser skærmbilledet, når der er trykket på 'Ferieplanlægning'.
Efter tryk på "opret ny", åbnes en side hvor sag/opgave og aktivitet, samt lønarter angives for den nye type planlægning.
Når der efterfølgende planlægges ferie i kalenderen, og denne ferie godkendes, oprettes der automatisk timeregistreringer jfr denne opsætning.
Krav inden opsætning:
- Sag, Hovedaktivitet mv, samt Lønart skal være i klik, ifbm opsætning af stamdata til ferieregistreringerne, herefter kan klik fjernes for at undgå manuelle poster fra alm tidsregistrering.
- Der skal være en gyldig og aktiv saldo på den lønarttype man vil oprette planlægning på. se Saldo opsætning og årsrul for opsætning af saldoer.
Opsætning:
- "Lønarttype": hvilken lønart saldo skal den ferieplanlægning oprettes til.
- "Beskrivelse": Er den tekst, medarbejderne ser i feriekalenderen.
- "Fiktiv startsaldo": Hvis der er en fiktiv startsaldo, kan alle medarbejdere planlægge med denne saldo, indtil der er bogført en faktisk feriesaldo ind på medarbejderen. Derefter vil den faktiske feriesaldo gælde, frem for den fiktive startsaldo.
- "Åben for redigering (dage)": hvor lang tid før og efter afholdelse af ferie, at denne ferie må redigeres i.
- "Spring helligdage over" og "Spring weekender over": hvorvidt helligdage og weekender skal indgå i antal dage af planlægningen eller ej.
- "Klikgruppe". Her kan du afgrænse hvem der kan benytte denne opsætning, fx hvis ferien skal ind på forskellige sager pr medarbejder gruppe, kan du inddele det i klikgrupper her, og sørge for at tildele klikgruppen til medarbejderne, så de kan benytte denne type planlægning. Læs mere om Klikgruppe her.
- "Sag og aktiviteter for ferien".
- 'Sag' og 'Hovedaktivitet' skal udfyldes. Derefter vil alle oprettede poster lande på denne sag/hovedaktivitet.
- Derudover kan underaktivitet og delaktivitet også udfyldes, hvis disse er oprettet i SmartKlik.
- "Vælg farve": Farven vises i kalenderen.
Under lønarter udfyldes:
- "Lønart": den afholds lønart der er tilhørende typen du har valgt øverst. Bliver den lønarten som sættes på timeregistreringen og sendes videre ind i Nav/ERP.
Krav til lønart: Er aktiv ( i klik) / Har saldotypen "afhold" / Har samme lønarttype som der er valgt øverst i opsætningen. - "Startsaldo lønart": startsaldoen der har den givne fraværstype.
Krav til startsaldo lønart: Har saldotypen "Startsaldo eller regulering" / Har samme lønarttype som der er valgt øverst i opsætningen / har samme validerings type som valgte lønart. - "Sortering": tilføjes 'nummer' alt efter prioritering. Fx 1, for den lønart der skal benyttes først.
GEM
Husk efter du har udfyldt en lønart linje, skal du trykke " + ", for at tilføje/gemme linjen.
Til sidst trykkes på "Gem" for at oprette den nye type planlægning, hvorefter den kan benyttes til planlægning i kalenderen.
Opret fraværstype under "Fraværshåndtering"
- Efter at være logget ind som administrator, og der er trykket på tandhjulet ude i kolonnen i venstre side, vil kolonnen 'Øvrige' komme frem.
- Ved at trykke på 'Overførsel & udbetalinger' udrulles der en række valgmuligheder.
- Af disse muligheder skal vi kigge på:
- 'Fraværshåndtering' – her kan vi opsætte forskellige typer af fravær.
Nedenstående billede viser skærmbilledet, når vi har trykket på 'Fraværshåndtering'.
Her ses en række af de fraværstyper, der er oprettet indeholdende:
- Navnet på fraværstypen
- Hvorvidt den er valgt som standard, når der oprettes fravær.
- I hvor mange tilfælde den givne fraværstype er aktiv – for eksempel at der i ovenstående tilfælde er rapporteret om 3 personer, der er fraværende grundet 'Barns 1. sygedag'.
Ved at trykke på blyanten eller skraldespanden i højre side kan vi redigere en fraværstype eller slette en af de allerede eksisterende. Derudover kan vi oprette en ny.
Efter at have trykket 'Opret ny' vises nedenstående screenshot.
Herved oprettes en ny fraværstype ved at indtaste:
- 'Navn': på fraværstypen, der ønskes oprettes.
- Afkrydsning om:
- 'Standardvalg': denne type fravær skal være standard, når der indrapporteres fravær.
- 'Auto godkend': om fraværet skal godkendes automatisk, eller om en leder skal godkende fraværet.
- 'Synlig for medarbejderen': medarbejderen selv skal kunne melde fravær ind.
- 'Sag' og ' Hovedaktivitet': Som ved opsætning af en ny ferietype udfyldes ved fravær også en 'Sag' og 'Hovedaktivitet' for denne type fravær.
- Derudover kan 'Underaktivitet' og 'Delaktivitet' udfyldes, hvis disse er oprettet i SmartKlik.
- 'Lønart': hvilken lønart fraværsposten skal have (udfyldes ofte automatisk efter valg af hovedaktivitet).
- 'Klikgruppe': hvis I er opsat til at bruge klikgrupper, vil her kunne vælges, hvilken klikgruppe der må anvende denne fraværstype.
Til sidst trykkes på 'Gem' for at oprette fraværstypen.
0 Comments