Timetracker, timeregistrering og Kran tid opsamling til Nav

Medarbejder registrere krantid

Tracker på Krantid og løftetyper i App

Start med at hente Elbek & Vejrup's SmartKlik App fra Google Play eller Apple App Store.

Logind med udleverede login oplysninger og opret en personlige kode.

Start Tracker:

Find kunde/Shipping agent og Booking > Vælg en løfte/havne aktivitet => Tryk OK til at starte Tracker*

-Alternativt findes “Mine opg./Tildelt dig” hvor de bookings du er tildelt, findes.

Start en “Tracker” på en opgave/aktivitet.

Aktiviteten har nu en aktiv tracker kørende.

Når du senere vil skifte til en ny aktivitet/løftetype, vælges denne fra listen. Eller du kan skifte til ny anløb/booking og vælge en aktivitet på denne.

Ved nyt valg, lukkes tidligere Tracker og denne afsendes til godkender. Derefter åbnes en ny Tracker på den nye valgte aktivitet.

*Aktiv Tracker vises ved et ur ikon på linjen. Starter Tracker ikke, skyldes det evt. manglende internet forbindelse, eller at kunden og opgaven ikke er sat korrekt op til at benytte Tracker.

Tilføj Tillæg til en booking

Når du står på en aktiv Tracker, trykkes på X og der foldes en menu ud.
Væg “Tilføj tillæg” → åbner en modal hvor du kan tilføje et tillæg til Tracker registreringen.
Vælg typen af tillæg.
Udfyld med Antal og evt. bemærkning og GEM

Der oprettes, gemmes og sendes nu en tillæg post til godkendelse. Denne indgår også i det data som bliver sendt til Nav som beregnet krantid.

Sagsoversigt til godkender/leder.

Logind på https://[kunde subdomæne].smartklik.dk/

Her kan du som leder/formand, godkende timeregistreringer, Tracker poster og tillæg mv,
Du kan også oprette data på vegne af medarbejdere som er fraværende.

Åben Sags/kunde oversigt fra top menu.

Tip! Du kan også få sat denne side op som startside, hvormed du starter på sags-oversigten med det samme.
Rediger Ressourcen (her Havn admin) og sæt startside til “Sagsgodkendelse”.

Fra “Sagoversigt”, vælg den sag/kunde du vil godkende tid samt beregne krantid på.

Åbner “Kran tid beregner”.
Funktion til at splitte tracker tid til krantid jfr en række regler.

Se registreringer på sagen

Klik på det blå tal for at se alle posterne som ligger klar til godkendelse.

Tilføj og fjern registreringer på sag/booking

Klik på det blå tal for at se alle posterne som ligger klar til godkendelse.

Godkend en post. Herefter sendes den til Nav, som en tidsregistrering.

Rediger antal.
Eller tilføj en ny post med en ny løftetype eller tillæg, til sag og booking.

Afvis en post. Sendes retur til medarbejder, så han kan redigere eller slette den.
Der kræves en bemærkning før poster kan afvises.

Kran tid beregner

For at starte krantids beregning, klik på ikonen ud for kunden/sagen.
Dermed åbner en modal med standard opsætningen for beregningen. > Klik på “Hent registreringer”.

Modal henter alle poster fra åbne bookinger på sagen/Kunden.
Du kan sætte et filter på bookingen/opgaven, hvis du vil se isoleret på denne.

Tryk “Split registreringer”. (medtager kun valgte time poster og tillæg.)
kontroller resultatet og tryk “Send” (til Nav/ERP).

Detalje visning af beregning/split

Vil du se hvordan posterne er prioriteret, kan du åbne den sidste fane “detaljer”, som viser udregningen.

En blå markering viser hvordan en tracker registrering, indgår og prioriteres gemmen flere perioder/intervaller.
Her går registreringen fra kl. 9:23 til 12:10, hvormed den findes i 7 intervaller af halve timer.

Nav indlæsning og behandling

Når du har trykket “Send” og modal er lukket. Har du overført krantid til Nav på opgaven/bookingen. En kørsel i NAV, konverterer data til Nav data.

Du kan trykke “Process..” selv, eller du kan sætte en jobkø til at stå og behandle indkomne Krantids poster.

Krantime poster ligger nu klar til at blive læst ind i en Salgsordre.

Opret Salgs-ordre (og hente Krantid ind på denne)

Fra Kranbookinger, kan du oprette en salgsordre og fakturere kunden. Ligger der timer fra SmartKlik, vil disse blive hentet med ind, når ordren oprettes.
Ligger der ingen timer, i det du opretter salgsordren, skal du manuelt selv indsætte timer, hvis de efterfølgende bliver dannet fra Smartklik.
Du kan evt slette salgsordren og oprette den igen, så henter den timer med ind.

[ 1 ] Når der er indlæst krantimer på en kranbooking fra SmartKlik, kan dette ses i feltet “Cranehours”.

[ 2 ] Tryk “Opret salgsordre”, for at hente krantimer ind i nyoprettet salgs-ordre.

Administration og stamdata

Opret ny Ressource/Medarbejder

En ny bruger i SmartKlik oprettes fra NAV, så numre stemmer overens.
I NAV > Ressourcer > opret ny. > åbne Ressoucekortet.

Udfyld alm. Stamdata.
Tilføj SmartKlik type “medarbejder” og godkender/leder som skal modtage timerne fra medarbejderen.
Skal Medarbejder selv modtage timer og godkende, sættes markering i “SmartKlik godkender”.

Giv bruger et UNIK ID - før de kan logge ind på APP’en

Vent 2-3 min efter du har sat ressourcen op til SmartKlik, hvormed ressourcen oprettes i SmartKlik.
I SmartKlik > Administration > Ressourcer > Find den nye > Redigerer via blyant ikon

I feltet Brugernavn, kopieres ressource nummer ind. Kan den ikke gemmes, skal der vælges et nyt unik id, da der er en anden bruger på SmartKlik som har taget dette id før dig.
Man kan også benytte en email, for at være sikker på det det er unikt.
Brugeren kan nu finde SmartKlik i App Store eller Google Play, og installere denne samt logge ind.

Opret Sag (Kunder) til brug i SmartKlik

I Nav > søg efter debitorer/Kunder > åbne listen.

Åben valgte debitor/Kunde’s debitorkort, i feltet “SmartKlik godkender” indsættes en ressource. Denne bliver nu ansvarlig for at godkende timer og beregne krantid, på kranbookings fra denne debitor.

Husk også at markere “SmartKlik Tracker”, så funktionen til at opsamle tid løbende, træder i kraft på opgaver/bookings fra denne kunde.

Opret ny opgave (Kranbooking) til brug i SmartKlik

I Nav > Kranbookings > ny

Udfyld Kran nr.
Udfyld Kunde nr. med en kunde hvorpå der er påsat en “SmartKlik godkender”.
Giv booking status “Actual/Faktisk”. For at den tages med og oprettes i SmartKlik som en “Opgave”.
Tilføj Operatør, hvormed den tildeles denne under “mine opgaver/tilføjet mig” på App forsiden.

Opret/ændre Hovedaktivitet (løftetyper)

I NAV > Ressourcer > opret ny. > åbne Ressoucekortet.

Udfyld alm. Stamdata.
Tilføj SmartKlik type “hovedaktivitet”
I feltet “Arbejdestype” tilknyttes den “sats/rate” som aktiviteten skal have. Vælges der “avanceret”, kan du oprette en ny til formålet.
- OBS! Den rate som bestemmer hvilken løftetype der vægtes højst, sættes på arbejdestypen, tilknyttet løftetypen/hovedaktiviteten.
- Vælg avanceret > vis kolonen “rate” > udfyld med en prioritet hvor 0 er lavest, eller med beløbet fra løftetypen.
Kontroller derefter at Hovedaktiviteten kan vælges under en kranbooking på App’en eller PC’en.

Opret/ændre Tillæg

I NAV > søg efter “Arbejdestyper” > rediger eller opret ny.

Udfyld Kode og Beskrivlese så Koden stemmer 1:1 Med ressource koden som tillægget skal benytte. Fx K12.

Sæt markering i “tillæg”. (Der må ikke være markering i “klik” på et tillæg)

Dette er nu klar til brug i SmartKlik.

SmartKlik Havn