Medarbejder

Når medarbejderen er gået ind i Ferie & fravær-modulet, vil medarbejderen møde følgende oversigt:
Her ses, hvordan startsiden for Ferie & fravær ser ud for medarbejderen. Her kan medarbejderen se sine 'Overførsel & udbetalinger' (såfremt denne funktionalitet er aktiveret), se status for 'Planlægning' og se sine 'Saldioversigt' over forskellige typer af ferie. I højre side ses medarbejderens 'Saldioversigt' uanset, hvor i SmartKlik medarbejderen er.

Medarbejderens anmodning om ferie

Måden, hvorpå medarbejderen sender en anmodning til sin leder om at holde ferie, er ved at trykke på 'Feriekalender' ude i venstre kolonne.

Herved kommer medarbejderen ind på sin kalenderoversigt:
Gule datoer er tidligere dage, mens hvide er fremtidige dage. Den grålige dato er dags dato. Ferie kan ikke planlægge bagud i tid, hvorfor medarbejderen vil få vist en advarsel om, at dette ikke er muligt, hvis det prøves.
Medarbejderen kan til højre over kalenderen vælge, hvorvidt kalenderen skal vise måned, uge eller dag.
På sin kalenderoversigt kan medarbejderen under punktet 'Planlægning' anmode om at holde 'Ferie', 'Feriefri', 'Afspadsering', 'FlexFri' eller andre oprettede typer af ferie.
Medarbejderen vil kunne se ferien i sin kalender samt statussen for denne ferie. Statussen vil være forskellig afhængig af, om ferien er under planlægning, afventer godkendelse eller godkendt/afvist.
Ved at trykke på den ønskede dato eller ved at trække en af ferietyperne fra 'Planlægning' over på kalenderen, vil medarbejderen kunne anmode om ferie på den ønskede dag.

Når kalenderen viser én måned kan medarbejderen anmode om at afholde ferie i flere dage ved at trække i feltet i kalenderen. Nedenstående screenshot viser en kladde med anmodning om ferie i tre dage.
Når ønsket om ferie er placeret i kalenderen af medarbejdere, vil der komme en boks op til venstre for kalenderen. Denne boks hedder 'Detaljer' og viser typen af ferie, dato(erne) m.m. for ferieanmodningen. Derudover er det muligt for medarbejderen at medsende en bemærkning om ferien til sin leder.

Når medarbejderen trykker på 'Afsend' sendes anmodningen om ferie til medarbejderens leder. Dette ses ved, at der under 'Detaljer' og 'Planlægning' står, at ferien 'Afventer godkendelse'.
Hvis der skal planlægges ferie i et bestemt antal timer på en given dag, gøres dette på følgende måde:

Vælg 'Dag' som visning for kalenderen. Medarbejdere kan nu trykke på et tidspunkt i løbet af dagen eller trække ferie over på kalenderen.
Under 'Detaljer' er det efterfølgende muligt, ved tryk på blyanten, at angive, hvor mange timer man ønsker ferie. Dette kan både være i heltal eller decimaltal. Neden for ses et eksempel på afspadsering i 3,5 timer.

Ovenstående viser kalenderen d. 1. april 2019, hvor medarbejderen anmoder om afspadsering noget af dagen. Derudover viser kalenderen med dagsvisning også medarbejderens kollegaer i afdelingen.

Medarbejderen modtager svar på lederens afvisning af ferieanmodning

Efter medarbejderen har sendt en anmodning om ferie til lederen, godkender eller afviser lederen denne/disse anmodninger. Hvis lederen afviser anmodninger fra medarbejderen, vil medarbejderen modtage en notifikation på denne afvisning.
Dette ses nedenstående under medarbejderens Ferie & fravær oversigt, hvor der i boksen 'Planlægning' står 1 under 'Gå til afviste'. Samme notifikation kan ses ved 1-tallet oppe i venstre hjørne.

Ved at gå ind under afviste anmodninger vil medarbejderen kunne se, hvilken ferieanmodning der er blevet afvist, samt hvad bemærkningen for lederens afvisning er.
Sletter medarbejderen den afviste anmodning, vil medarbejderen ikke kunne se dem i 'Feriekalender'.
Hvis medarbejderen ikke sletter den afviste ferieanmodning, kan medarbejderen under 'Feriekalender' se den i sin kalender.
Medarbejderen kan derefter afsende denne ferieanmodning igen eller slette den ved at trykke 'Afsend' eller 'Slet', hvilket ses på nedenstående screenshot.

Medarbejderen kan også vælge at lave en ny ferieanmodning med et andet tidspunkt og bemærkning (som vist tidligere). Hvis dette ønskes, skal medarbejderen slette den afviste ferieanmodning for derefter at oprette en ny på et andet tidspunkt.

Medarbejderen anmoder om at få overført feriedage til næste ferieår.

Ved at trykke på ikonet under 'Saldioversigt' kan medarbejderen ansøge om at overføre feriedage til næste ferieår (kræver aktivering af modulet 'Overførsel & udbetalinger').

Ved at udfylde typen, antal dage og bemærkning for derefter at trykke 'Send til godkendelse' afsendes medarbejderens anmodning om overførsel af ferie til lederen.

Leder

Godkendelse af ferie

Når medarbejderen har sendt sin(e) anmodninger om ferie, skal lederen godkende eller afvise disse anmodninger. Nedenstående ses lederens skærm, når han/hun har valgt 'Ferie & fravær'-modulet i venstre kolonne (se screenshot på side to).
Lederen kan se hans/hendes 'Overførsel og udbetalinger' (såfremt denne funktionalitet er aktiveret), se status for 'Planlægning' og se sin 'Saldioversigt' over forskellige typer af ferie.
Lederen har en boks kaldet 'Godkenderoversigt', hvori det ses, hvad lederen har af anmodninger, der venter på godkendelse. Dette ses også ved det 2-tal, der står ved siden af hendes navn oppe i højre hjørne.

'Anmodning: klar til godkendelse' er, når en medarbejder ønsker at få flyttet ferie fra et år til det næste år (se afsnit 'Aktivering af overførsel og udbetaling' for, hvordan denne funktion opsættes).
'Planlægning: klar til godkendelse' er en medarbejders anmodning om ferie.

Ved at trykke på 'Planlægning: Klar til godkendelse' eller 2-tallet oppe i højre hjørne vil lederen komme ind på en side med de anmodninger, der mangler godkendelse. I dette tilfælde ses de to anmodninger om ferie og afspadsering, Mie Miesen har lavet. Her ses typen af ferie, hvem der har anmodet, hvornår og hvor lang ferien er, den eventuelle bemærkning, der er sendt med anmodningen fra medarbejderen og en status for anmodningen.

Lederen skal enten godkende eller afvise medarbejderens anmodning.
Det er muligt at afvise/godkende begge på samme tid, og det er muligt at gøre én ting ad gangen.
Hvis lederen ønsker at afvise medarbejderens anmodning, SKAL lederen udfylde en bemærkning.

Ved at trykke afvis eller godkend til en eller flere anmodninger, sendes lederens svar tilbage til den givne medarbejdere igen med besked herom.

Leders godkendelse/afvisning af medarbejders anmodning om overførsel/udbetaling af feriedage

Medarbejderens anmodning om overførsel/udbetaling af feriedage godkendes/afvises på samme måde.

Den eneste forskel er, at lederen skal tilgå anmodningen via 'Anmodning: Klar til godkendelse' fra Ferie & fravær-oversigten, som ses nedenfor.

Afdelingskalender

Lederen skaber sig et overblik over medarbejdernes ferie og fravær under 'Afdelingskalender'.
Modsat 'Feriekalender', hvor lederen får vist sin egen kalender, så ses samtlige medarbejderes feriekalender under 'Afdelingskalender'.
Her ses, hvornår hvilke medarbejdere afholder en type af ferie.
Som tidligere nævnt er det muligt at få vist kalenderen i måned, uge eller dag. Derudover er det under 'Afdelingskalender' muligt at vælge 'Vis kun afventer godkendelse' oppe i højre hjørne. Ellers ses afventende anmodninger som stribede.

Lederen påbegynder ferieplanlægning for medarbejderen

En leder kan se egne medarbejderes ferieplanlægning og påbegynde processen for ferieplanlægning af en medarbejder.
Lederen går i Ferie & fravær-modulet ind under 'Afdelingskalender'. Som illustreret neden for kan lederen se afdelingens samlede ferie- og fraværskalender. Er ferietyperne stribede, er ferien endnu ikke godkendt.
Ved at trykke på 'Start ferieplanlægning' under 'Godkender funktionalitet' kan lederen påbegynde planlægningen af en medarbejders ferie ved at udfylde boksen i nedenstående screenshot, der kommer op.

Lederen skal udfylde, hvilken type ferie der ønskes planlagt (Ferie, FerieFri, Afspadsering eller anden), hvornår ferien skal afholdes og evt. en bemærkning hertil.
Derudover kan lederen markere, at han/hun vil udsende en varsling, vil gennemtvinge ferien, eller om det er et almindeligt ferieforslag. Lederen kan også afmærke ferien som hovedferie og gemme denne som ugeskabelon.

Ved ingen afkrydsning betragtes forslaget som et almindeligt ferieforslag.
At afkrydse ferien som 'Varsling' betyder, at medarbejderen ikke har mulighed for at være uenig. Ferien bliver derfor lagt i medarbejderens kalender, og medarbejderen kan ikke ændre på denne.
Ved at afkrydse 'Gennemtving' og derefter sætte en svarfrist kræver det, at medarbejderen har svaret på ferieplanlægningen inden for tidsfristen, hvis der skal foretages ændringer. Hvis dette ikke er gjort, bliver ferieforslaget automatisk godkendt af medarbejderen.

Observationsliste

Lederen kan se, medarbejdernes feriesaldo - hvor meget hver medarbejder har brugt af ferien, hvor meget de har tilbage, og hvad de er ved at planlægge.

Under 'Afdelingskalender' vælges 'Observationsliste'.

I venstre hjørne ses, hvilken ferietype der vises i observationslisten. Her er det muligt at vælge en anden ferietype, hvis lederen ønsker at se en observationsliste for eksempelvis afspadsering, 6. ferieuge eller anden ferietype.

Kolonnerne, der ses i observationslisten, betyder følgende:

Med løn: almindelig ferie.
Uden løn: ferietype der er markeret som uden løn på fraværstypen.
Fra anden arbejdsgiver: ferietype der er markeret som "fra anden arbejdsgiver" på fraværstypen.
Overført fra sidste år: feriedage der er overført fra sidste ferieår.
I alt: den samlede feriesaldo.
Registreret: godkendt ferie.
Under planlægning: ferie under planlægning som ikke er godkendt.
Mangler planlægning: feriedage der endnu ikke er under planlægning eller registreret.

Derudover har lederen mulighed for at sende en besked til medarbejderen ved at trykke på kuverten ud fra medarbejderen.

Ferie