Ferieplanlægning

Medarbejderens planlægning af egen ferie

Måden, hvorpå medarbejderen planlægger sin ferie, er ved at trykke på 'Feriekalender' ude i venstre kolonne.
Herved kommer medarbejderen ind på sin kalenderoversigt:

Gule datoer er tidligere dage, mens hvide er fremtidige dage. Den blålige dato er dags dato.

Navigation:
Medarbejderen kan over kalenderen skifte mellem perioder på pil tasterne. Til højre over kalenderen vælges, hvorvidt kalenderen skal vise måned, uge eller dag.
Man kan også vælge "Afdeling" for at se kalenderen i andet format. Her vises dine kollegaer i hver deres række og man får bedre overblik over hvem der holder ferie i valge uge/måned.

Planlægning af ferie:
På sin kalenderoversigt under punktet 'Planlægning', kan medarbejderen se de typer af ferie og fravær der kan benyttes.
Ved at trykke på en dato i kalenderen, eller ved at trække (drag 'n drop) en af de aktive typerne over på kalenderen, vil medarbejderen kunne planlægge ferie i den ønskede periode.

• Når kalenderen viser måned eller uge, kan medarbejderen anmode om at afholde ferie i flere dage ved at trække henad ↔ i feltet i kalenderen.
• Når kalenderen viser dag, er det muligt at planlægge ferie ned i timer og decimaler, ved at trække ned ↓ i feltet. Ved klik på blyanten ved antal timer i "detalje" feltet i venstre side, kan man ændre i decimal tallet.
• I Afdelings visning, er det muligt at trække ↔ kalenderposten ud til at dække flere dage, på samme måde som ved måned og uge visningerne.

Bemærk: Ferie kan ikke planlægges bagud i tid, hvorfor medarbejderen vil få vist en advarsel om, at dette ikke er muligt, hvis det prøves.

Godkendelse af ferie:

Når ferie er planlagt og man klikker på feltet i kalenderen. Åbnes en "detaljer" fane.
Herfra kan man slette sin planlagte ferie, såfremt den ikke er afsendt til godkendelse.

Når medarbejderen trykker på 'Afsend' sendes anmodningen om ferie til medarbejderens leder. Dette ses ved, at der under 'Detaljer' og 'Planlægning' står, at ferien 'Afventer godkendelse'.
Statussen vil være forskellig afhængig af, om ferien er under planlægning, afventer godkendelse eller godkendt/afvist.

Afvisning af ferieanmodning:

Hvis lederen afviser anmodninger fra medarbejderen, vil medarbejderen modtage en notifikation på denne afvisning.
Dette ses nedenstående under medarbejderens Ferie & fravær oversigt, hvor der i boksen 'Planlægning' står 1 under 'Gå til afviste'.
Samme notifikation kan ses ved RØD 1-tal oppe i venstre hjørne.


Ved at gå ind under afviste anmodninger vil medarbejderen kunne se, hvilken ferieanmodning der er blevet afvist, samt hvad bemærkningen for lederens afvisning er.


Hvis medarbejderen ikke sletter den afviste ferieanmodning, kan medarbejderen finde den under 'Feriekalender'.
Medarbejderen kan derefter ændre og gensende denne ferieanmodning.
Sletter medarbejderen den afviste anmodning, vil den forsvinde fra 'Feriekalenderen'.

Overførsel eller udbetaling af ferie

Ved at trykke på ikonet under Ferie & fravær > Oversigt > 'Saldioversigt', kan medarbejderen ansøge om at overføre feriedage til næste ferieår.
Hvis ikke ikonet er synligt, er funktionen deaktiveret.

Vælg typen Udbetaling eller Overførsel, samt antal dage og bemærkning for derefter at trykke 'Send til godkendelse'
Lederen modtager nu anmodning om overførsel eller udbetaling af ferie. Ved godkendelse, oprettes justerings poster som sendes til erp system udbetaling og justerer saldoer.

Leder funktion til godkendelse af ferieplanlægning

Når medarbejderen har sendt sin(e) anmodninger om ferie, skal lederen godkende eller afvise disse anmodninger. Nedenstående ses lederens skærm, når han/hun har valgt 'Ferie & fravær'-modulet i venstre kolonne (se screenshot på side to).
Lederen kan se hans/hendes 'Overførsel og udbetalinger' (såfremt denne funktionalitet er aktiveret), se status for 'Planlægning' og se sin 'Saldioversigt' over forskellige typer af ferie.
Lederen har en boks kaldet 'Godkenderoversigt', hvori det ses, hvad lederen har af anmodninger, der venter på godkendelse. Dette ses også ved det 2-tal, der står ved siden af hendes navn oppe i højre hjørne.

• 'Anmodning: klar til godkendelse' er, når en medarbejder ønsker at få flyttet ferie fra et år til det næste år (se afsnit 'Aktivering af overførsel og udbetaling' for, hvordan denne funktion opsættes).
• 'Planlægning: klar til godkendelse' er en medarbejders anmodning om ferie.

Ved at trykke på 'Planlægning: Klar til godkendelse' eller 2-tallet oppe i højre hjørne vil lederen komme ind på en side med de anmodninger, der mangler godkendelse. I dette tilfælde ses de to anmodninger om ferie og afspadsering, Mie Miesen har lavet. Her ses typen af ferie, hvem der har anmodet, hvornår og hvor lang ferien er, den eventuelle bemærkning, der er sendt med anmodningen fra medarbejderen og en status for anmodningen.

• Lederen skal enten godkende eller afvise medarbejderens anmodning.
• Det er muligt at afvise/godkende begge på samme tid, og det er muligt at gøre én ting ad gangen.
• Hvis lederen ønsker at afvise medarbejderens anmodning, SKAL lederen udfylde en bemærkning.

Ved at trykke afvis eller godkend til en eller flere anmodninger, sendes lederens svar tilbage til den givne medarbejdere igen med besked herom.

Overblik og godkendelse i Afdelingskalender

Lederen skaber sig et overblik over medarbejdernes ferie og fravær under 'Afdelingskalender'.
Modsat 'Feriekalender', hvor lederen får vist sin egen kalender og kan planlægge denne, så ses samtlige medarbejderes feriekalender under 'Afdelingskalender' og her kan leder godkende og afvise.

Lederen og administrator - ferieplanlægning for medarbejdere

Fra Afdelingskalenderen, kan leder og ferieadministrator, se egne medarbejderes ferieplanlægning og påbegynde processen for ferieplanlægning af en medarbejder.

Start ferieplanlægning

Ved at trykke på 'Start ferieplanlægning' under 'Godkender funktionalitet' kan lederen påbegynde planlægningen af en medarbejders ferie ved at udfylde boksen i nedenstående screenshot, der kommer op.

Lederen skal udfylde, hvilken type ferie der ønskes planlagt (Ferie, FerieFri, Afspadsering eller anden), hvornår ferien skal afholdes og evt. en bemærkning hertil.
Derudover kan lederen markere, at han/hun vil udsende en varsling, vil gennemtvinge ferien, eller om det er et almindeligt ferieforslag. Lederen kan også afmærke ferien som hovedferie og gemme denne som ugeskabelon.

• Ved ingen afkrydsning betragtes forslaget som et almindeligt ferieforslag.
• At afkrydse ferien som 'Varsling' betyder, at medarbejderen ikke har mulighed for at være uenig. Ferien bliver derfor lagt i medarbejderens kalender, og medarbejderen kan ikke ændre på denne.
• Ved at afkrydse 'Gennemtving' og derefter sætte en svarfrist kræver det, at medarbejderen har svaret på ferieplanlægningen inden for tidsfristen, hvis der skal foretages ændringer. Hvis dette ikke er gjort, bliver ferieforslaget automatisk godkendt af medarbejderen.

Observationsliste

Lederen kan se, medarbejdernes feriesaldo - hvor meget hver medarbejder har brugt af ferien, hvor meget de har tilbage, og hvad de er ved at planlægge.

• Under 'Afdelingskalender' vælges 'Observationsliste'.

I venstre hjørne ses, hvilken ferietype der vises i observationslisten. Her er det muligt at vælge en anden ferietype, hvis lederen ønsker at se en observationsliste for eksempelvis afspadsering, 6. ferieuge eller anden ferietype.


Kolonnerne, der ses i observationslisten, betyder følgende:

• Med løn: almindelig ferie.
• Uden løn: ferietype der er markeret som uden løn på fraværstypen.
• Fra anden arbejdsgiver: ferietype der er markeret som "fra anden arbejdsgiver" på fraværstypen.
• Overført fra sidste år: feriedage der er overført fra sidste ferieår.
• I alt: den samlede feriesaldo.
• Registreret: godkendt ferie.
• Under planlægning: ferie under planlægning som ikke er godkendt.
• Mangler planlægning: feriedage der endnu ikke er under planlægning eller registreret.

Derudover har lederen mulighed for at sende en besked til medarbejderen ved at trykke på kuverten ud fra medarbejderen.

Godkendelse/afvisning af medarbejders anmodning om overførsel/udbetaling af feriedage

Medarbejderens anmodning om overførsel/udbetaling af feriedage godkendes/afvises på samme måde
Lederen skal tilgå anmodningen via 'Anmodning: Klar til godkendelse' fra Ferie & fravær-oversigten, som ses nedenfor.