Denne vejledning har til formål at skitsere og forklare, hvilke ændringer der er kommet i NAV og i SmartKlik i forbindelse med den nye ferielov, der træder i kræft pr. 1. september 2020.
Vejledningen er opbygget således, at det først beskrives, hvad der er sket på ressourcekortet i NAV. Dernæst forklares, hvordan disse informationer benyttes i SmartKlik i forbindelse med medarbejderens orientering og planlægning af ferie. Dernæst vises, hvordan medarbejdersaldi opsættes med grænser for, hvad medarbejderne kan/må planlægge af ferie. Sidst afklares, hvordan afstemning af ferie til KMD Opus kan foregå.
Optjening af feriedage pr. måned
For at medarbejdere i løbet af 12 måneder optjener 25 dages ferie, er det i SmartKlik valgt, at medarbejdere optjener 2,08 dage om måneden i alle måneder undtaget november, februar, maj og august.
I november, februar, maj og august optjener medarbejderne 2,09 feriedage.
Dette skyldes, at 2,08 x 12 = 24,96 og IKKE 25. Derimod er 2,08 x 8 + 2,09 x 4 = 25,00.
Ændringer i Business Central (Nav) – ressourcekortet
På ressourcekortet har I fået nye felter.
Ferieoptjening fra
Dette felt skal udfyldes, hvis medarbejderen optjener ferie fra en anden dato end ansættelsesdatoen. Dette vil være i eksempler, hvor medarbejdere ansættes fra én dato, men først optjener ferie fra en senere dato.
Dagsfaktor for ferie (Timer)
Dette felt benyttes til udregning af antallet af timer, som medarbejderen får tildelt i ferie i slutningen af hver måned i SmartKlik.
Dagsfaktor er medarbejderens gennemsnitlige antal arbejdstimer pr. dag fordelt over en uge. Ergo er det medarbejderens arbejdstimer på en uge divideret med 5.
Dagsfaktor for ferie = Antal arbejdstimer på en uge / 5.
Har medarbejderen normtal fordelt over 2 uger, da vil dagsfaktoren være gennemsnittet af disse to uger.
For medarbejdere, der er ansat 37 timer i ugen, er dagsfaktoren = 7,4 timer. Værdien 7,4 har vi sat ind på dette felt som et udgangspunkt for alle medarbejdere.
De af jeres medarbejdere, der ikke er ansat 37 timer i ugen (altså færre eller flere timer end 37), skal have en anden dagsfaktor, og denne skal I regne ud.
Dette skal gøres inden slutningen af september, hvor ferie tildeles medarbejderen i SmartKlik, og det er derfor ikke afgørende, at I når det inden d. 1/9.
Eksempel 1:
Medarbejderen er ansat 3 timer mandag, onsdag og fredag og arbejder altså 9 timer i ugen.
Dagsfaktor for ferie: 9 / 5 = 1,8.
Eksempel 2:
Medarbejderen arbejder 5 timer i lige uger og 7 timer i ulige uger:
Dagsfaktoren for ferie er i:
Lige uger: 5 / 5 = 1.
Ulige uger: 7 / 5 = 1,4.
o Dagsfaktor = (1 + 1,4) / 2 = 1,2.
Dette betyder, at medarbejdere gennemsnitligt hver dag arbejde 1,2 timer over en måned.
Ved skift af normtid i løbet af en måned er det derved en manuel udregning, hvad medarbejderens dagsfaktor for ferie vil være en given måned.
Dagsfaktors betydning for optjening af ferie
Helt generelt benyttes tallet i feltet ”Dagsfaktor for ferie (Timer)” på ressourcekortet til at udregne antallet af ferietimer, som en medarbejder optjener for hver måned. For jer der benytter ferie i timer i SmartKlik vil denne dagsfaktor for ferie blive ganget med 2,08 eller 2,09 afhængig af, hvilken måned vi er i, og dette tal er antallet, som medarbejderen får tildelt af ferietimer i slutningen af måneden.
Ergo betyder dette, at har medarbejderen en dagsfaktor på 7,4, fordi denne medarbejder arbejder 37 timer i ugen, da vil medarbejderen få tildelt:
7,4 x 2,08 = 15,39 timers ferie i jan., mar., apr., jun., jul., sep., okt. og dec.
7,4 x 2,09 = 15,47 timers ferie i feb., maj., aug. og nov.
Har medarbejderne en dagsfaktor på 1,8, eftersom denne medarbejder arbejder 9 timer i ugen (se ovenstående eksempel 1), da vil medarbejderen få tildelt:
1,8 x 2,08 = 3,74 timers ferie i jan., mar., apr., jun., jul., sep., okt. og dec.
1,8 x 2,09 = 3,76 timers ferie i feb., maj., aug. og nov.
Derudover har vi sikret os, at følgende felter bliver udlæst til SmartKlik
Ansættelsesdato
Dette felt skal udfyldes på medarbejderen, der optjener ferie fra 1. arbejdsdag, men som ikke bliver ansat pr. 1. i måneden.
For eksempel ved ansættelse pr. 14. september, 9. november eller en vilkårlig tredje dato.
For personer, der bliver ansat fra den første i måneden, vil disse automatisk optjene ferie for hele måneden, selvom der ikke er påsat ansættelsesdato.
Aftrædelsesdato
Dette felt skal udfyldes, når medarbejderen ved fratrædelse ikke optjener ferie for hele måneden.
Dette betyder, at er der noteret en dato i feltet Ansættelsesdato eller Aftrædelsesdato, så bliver disse datoer udlæst i SmartKlik, og hermed kan medarbejderen ikke planlægge ferie før sin ansættelsesdato og efter sin aftrædelsesdato.
SmartKlik – anvendelse af informationer fra NAV
I SmartKlik benyttes informationerne, der er påført medarbejdernes ressourcekort i NAV.
Ansættelses- og aftrædelsesdato
Er feltet Ansættelsesdato og Aftrædelsesdato udfyldt, så bliver disse datoer udlæst i SmartKlik, og hermed kan medarbejderen ikke planlægge ferie før sin ansættelsesdato og efter sin aftrædelsesdato.
Dette ses i følgende eksempel, hvor ansættelsesdatoen på ressourcekortet er udfyldt til at være d. 14/9-20.
Medarbejderens optjening af ferie og projektering over forventet optjening
Under ovenstående punkt ”Dagsfaktors betydning for optjening af ferie” er det beskrevet, hvordan feltet ”Dagsfaktor for ferie (Timer)” på ressourcekortet benyttes til at udregne antallet af timer, medarbejderen optjener af ferie i slutningen af hver måned.
Dagsfaktoren benyttes ligeledes til den projekterede værdi over forventet optjening, der giver medarbejderen mulighed for at se, hvad vedkommende kan forvente at optjene af ferie, når medarbejderen ønsker at planlægge ferie på en given måned fremad i tiden.
Medarbejderen kan se projekteringen over forventet optjent ferie ud fra den angivne dagsfaktor for ferie i saldioversigten i højre side i SmartKlik. Projekteringen kan ikke kun ses, når medarbejderen er i feriekalenderen, men som sædvanligt også fra alle andre steder i SmartKlik.
For medarbejderen hvor dagsfaktor = 7,4 ser den således ud:
For medarbejderen, der har en anden dagsfaktor påsat ressourcekortet i NAV, vil det forventede antal ferietimer se anderledes ud.
Generelt for den markerede boks på ovenstående screenshot gælder følgende:
Ud fra ”Saldi pr.” vælges en måned, som medarbejderen ønsker at se, hvad antallet af forventet ferie er.
Til højre for den valgte måned, der på ovenstående screenshot er februar 2021, ses to knapper:
Den ene hedder ”Genberegn saldi for ressource”.
Den anden viser logoet for modulet Ferie & fravær, hvormed medarbejderen kommer ind på feriekalenderen ved at trykke herpå.
Kolonnerne under saldoen for Ferie 2020/2021 betyder følgende:
Optjent – medarbejderens feriesaldo dags dato.
Forv. Optj – er den forventede optjente ferie, som medarbejderne dags dato endnu ikke har optjent, men som der er forventet optjent i den valgte måned ude i fremtiden ud fra medarbejderens nuværende dagsfaktor påsat på ressourcekortet i NAV.
Reg./God. - fortæller, hvor mange ferietimer der er godkendt i saldoperioden.
Planlagt – viser, hvor mange ferietimer, medarbejderen har planlagt i sin feriekalender, men endnu ikke er godkendt.
Har medarbejderen en påsat Ansættelsesdato eller påsat dato for Ferieoptjening fra på ressourcekortet, hvormed medarbejderen ikke optjener ferie for hele måneden, da vil værdien for projekteret ferie i SmartKlik den måned, hvor datoen for ansættelse og ferieoptjening fra er påsat være anderledes end de efterfølgende måneder.
Følgende eksempel er en medarbejder, der har en dagsfaktor på 4 med en påsat ansættelsesdato d. 14. september 2020.
Her ses, hvordan den forventede optjening af ferie ser ud frem til december 2020.
Fordi medarbejderen har en dagsfaktor for ferie på 4, så optjener medarbejderen 8,32 timers ferie i oktober (da 4 x 2,08 = 8,32) og 8,36 timers ferie i november (da 4 x 2,09 = 8,36).
Derudover optjener medarbejderen 4,76 timers ferie i september, fordi medarbejderen har ansættelsesdato d. 14. september. Herved gælder, at medarbejderen optjener 0,07 dages ferie pr. dag, når man ikke er ansat fra d. 1. i måneden.
I dette tilfælde gælder derfor:
17 x 0,07 = 1,19 dages ferie optjenes i september.
1,19 x 4 = 4,76 timers ferie optjenes i september, når dagsfaktoren for ferie er 4.
Afholdelse af ferie
Medarbejderne planlægger afholdelse af ferie, ligesom de altid har gjort det i feriekalenderen ved (1) at trykke på dagen, der ønskes at afholde ferie fra og derefter vælge typen af ferie (ferie, 6. ferieuge, afspadsering, omsorgsdage osv.) eller ved at (2) trække typen af ferie, der ønskes at afholde, ned på dagen. Derefter kan ferie trækkes ud over flere dage.
Ligeledes er det, som det er i dag, at medarbejderen trækkes sin normtid i feriesaldo ved afholdelse af en feriedag. Det skal således forstås, at når medarbejderne planlægger en dags ferie, da vil de blive trukket deres normtid i feriesaldo den pågældende dag.
Planlægger medarbejderen ferie på en dag, hvor vedkommendes normtid er 7,5 timer, vil medarbejderen da blive trukket 7,5 timer i ferie.
Følgende ses et eksempel på en medarbejder, der har normtiden 8, 8, 8, 8, 5 og planlægger afholdelse af ferie tirsdag d. 13. oktober.
Herved trækkes medarbejderen 8 timer fra sin feriesaldo, da denne medarbejder på den pågældende feriedag har en normtid på 8 timer.
Følgende eksempel er på en medarbejder, der har normtiden 3, 0, 3, 0, 3 og planlægger afholdelse af ferie i uge 42.
Medarbejderen arbejder 9 timer i ugen, hvorfor dagsfaktor: 9 / 5 = 1,8.
Ved planlægning af ferie i uge 42 ses det, at medarbejderen trækkes 9 timer i ferie, da normtiden for denne ferieperiode er 9 timer – mandag, onsdag og fredag. På dagene hvor der ikke er påført normtid trækkes medarbejderen således 0 timer i ferie.
Opsætning af saldokontrol – medarbejdersaldi
Der er i SmartKlik mulighed for at opsætte en nedre grænse for, om og i så fald hvor meget ferie medarbejderne må låne/gå i minus.
Dette gør det muligt at styre scenarier som:
Medarbejderne må gerne planlægge og afholde mere ferie, end de forventer at have optjent en given måned.
Medarbejderne må på et givent tidspunkt kun planlægge og afholde ferie, som de har optjent – de må altså ikke ”låne” ferie, så deres saldo går i minus.
Medarbejderne må gerne planlægge mere ferie, end de reelt har, men vi er nødt til at gøre dem opmærksomme på det, når de går under en given grænse.
Hvis I ikke har nogle former for kontrol eller regler for, om medarbejderne må låne ferie og gå i minus, da skal I ikke foretage jer noget i forbindelse med saldokontrollen. I det tilfælde er der tillid til, at medarbejderne selv kan styre dette og ved, at de bliver trukket i løn, hvis de afholder mere ferie, end de optjener.
Opsætning af denne saldokontrol findes i Administration under Ferie & fravær. Her vælger i Medarbejdersaldi, hvormed vises en oversigt over jeres saldi.
Saldoen for den nye ferielov hedder på nedenstående screenshot Ferie 2020/2021. Vær opmærksom på, at start- og sluttidspunktet er for optjening af denne ferie, mens afholdelsesperioden frem til 31-12-2021 står noteret under sluttidspunktet i kolonnen SLUT.
Ved at trykke på blyanten i højre side for den givne saldo kan denne saldo redigeres. Under fanen Saldokontrol opsættes parametre for, hvad der er muligt ved den givne saldo.
Kontrol – her vælges den type af kontrol, der ønskes.
Ingen – der er ingen styring med, hvad medarbejderne kan planlægge af ferie.
Fortsæt – planlægges der ferie, så den nedre grænse overskrides, da vil en meddelelse blive vist for medarbejderen.
Spærring – der bliver spærret for planlægning af ferie, når medarbejderen forsøger at planlægge ferie til under den opsatte nedre grænse.
Nedre grænse – her noteres en grænse for, hvor mange timers ferie medarbejderens saldo må gå ned før en handling efter valgte kontroltype udføres.
I dette tilfælde er denne grænse sat til -20, hvormed skal forstås, at medarbejderen bliver adviseret (hvis fortsæt er valgt under kontrol) eller stoppet (hvis spærring er valgt under kontrol), når der planlægges 20 timers ferie mere, end der er forventet optjent.
Øvre grænse – denne er teoretisk og benyttes ikke i forbindelse med ferie.
Her indsættes derfor en værdi som 9999, hvormed der ikke opstår systemfejl ved ferieplanlægning.
Eksempler på saldokontrol for ferie – type: “fortsæt”
Følgende opsætning betyder, at medarbejderne bliver adviseret, når ferieplanlægningen medfører, at saldoen overskrider -20.
Når medarbejderen planlægger ferie i det omfang, at vedkommendes feriesaldo for Ferie 2020/2021 vil gå under -20, da vil medarbejderen blive mødt af følgende meddelelse, hvor medarbejderen bliver bedt om at tage stilling til, hvorvidt vedkommende vil fortsætte eller ej.
Eksempel på saldokontrol for ferie – type: “spærring”
Følgende opsætning betyder, at medarbejderne må låne/gå i minus med 20 timer. Medarbejderne må herved låne 20 timers ferie, men feriesaldoen må ikke gå under -20.
Når medarbejderen planlægger ferie i det omfang, at vedkommendes feriesaldo for Ferie 2020/2021 vil gå under -20, da vil medarbejderen blive mødt af følgende meddelelse og kan dermed ikke planlægge sin ferie i dette omfang.
Afstemning af ferie med KMD Opus
Som beskrevet optjener en fuldtidsmedarbejder (37 timers arbejdsuge) i SmartKlik 15,39 i nogle måneder og 15,47 i andre måneder.
Det er i sidste måned i kvartalet startende fra september 2020, at medarbejderne tildeles 15,47 ferietimer
– november, februar, maj og august.
KMD Opus har valgt en anden optjeningsmodul, hvilket ikke stemmer helt overens med SmartKliks måde at gøre dette på.
Følgende screenshot viser, hvordan optjeningen af ferie kan se ud i Opus.
Her ses, hvordan der hver måned optjenes 15,42 timers ferie. Vær dog opmærksom på, at dette ikke er helt korrekt.
Årsagen til SmartKliks tilskrivning af 15,39 og 15,47 skyldes, at dette over et år bliver 185,00 ferietimer.
På ovenstående screenshot fra KMD ses også, at saldo pr. 31-08-2021 er 185,00, men 15,42 x 12 er IKKE 185,00.
15,42 x 12 = 185,04.
Det ser ud til, at KMD har håndteret dette ved ikke at tilskrive 15,42 ferietimer hver måned, men at der for en fuldtidsansat på 37 timer optjenes 15,42 i nogle måneder og 15,41 i andre måneder.
Opus’ og SmartKliks model for optjening er ferie er hermed forskellig, og dette betyder, at medarbejdernes saldi ikke vil være ens hver måned, da der er små decimalers forskel herpå.
Det er muligt at afstemme ferie med Opus efter ferieoptjeningen i november, februar, maj og august.
Dette betyder altså, at i december, marts, juni og september måned, inden ferie optjenes for disse måneder, da vil saldo i SmartKlik og Opus være tilskrevet med samme beløb, og I vil derved lettere kunne afstemme, om ferie passer.
I december er feriesaldo 46,25 timer.
I marts er feriesaldo 92,50 timer.
I juni er feriesaldo 138,75 timer.
I september er 185 timer.
Dette er scenariet for en medarbejder, der er ansat 37 timer i ugen.
Add Comment