Inden anvendelse af 'Ferie & fravær'-modulet i SmartKlik skal der opsættes en række indstillinger, så modulet er tilpasset Jeres organisation. Dette gøres i samarbejde med Elbek & Vejrup for at sikre, at den rigtige tilpasning af modulet opnås.

Opret ferietype under 'Ferieplanlægning'

Følg denne vejledning for at oprette en ny "ferieplanlægnings type", som derefter kan benyttes i feriekalenderen af både medarbejder og ledere til at planlægge fravær.

• Åbne SmartKlik administration > Ferie og Fravær > Ferieplanlægning
• Klik på "Opret ny", for at oprette en ny type.

Nedenstående billede viser skærmbilledet, når der er trykket på 'Ferieplanlægning'.

Efter tryk på "opret ny", åbnes en side hvor sag/opgave og aktivitet, samt lønarter angives for den nye type planlægning.
Når der efterfølgende planlægges ferie i kalenderen, og denne ferie godkendes, oprettes der automatisk timeregistreringer jfr denne opsætning.

Krav inden opsætning:

• Sag, Hovedaktivitet mv, samt Lønart skal være i klik, ifbm opsætning af stamdata til ferieregistreringerne, herefter kan klik fjernes for at undgå manuelle poster fra alm tidsregistrering.
• Der skal være en gyldig og aktiv saldo på den lønarttype man vil oprette planlægning på. se Saldo opsætning og årsrul for opsætning af saldoer.

Opsætning:

• "Lønarttype": hvilken lønart saldo skal den ferieplanlægning oprettes til.
  
• "Beskrivelse": Er den tekst, medarbejderne ser i feriekalenderen.
• "Fiktiv startsaldo": Hvis der er en fiktiv startsaldo, kan alle medarbejdere planlægge med denne saldo, indtil der er bogført en faktisk feriesaldo ind på medarbejderen. Derefter vil den faktiske feriesaldo gælde, frem for den fiktive startsaldo.
• "Åben for redigering (dage)": hvor lang tid før og efter afholdelse af ferie, at denne ferie må redigeres i.
• "Spring helligdage over" og "Spring weekender over": hvorvidt helligdage og weekender skal indgå i antal dage af planlægningen eller ej.
• "Klikgruppe". Her kan du afgrænse hvem der kan benytte denne opsætning, fx hvis ferien skal ind på forskellige sager pr medarbejder gruppe, kan du inddele det i klikgrupper her, og sørge for at tildele klikgruppen til medarbejderne, så de kan benytte denne type planlægning. Læs mere om Klikgruppe her.
• "Sag og aktiviteter for ferien".
  • 'Sag' og 'Hovedaktivitet' skal udfyldes. Derefter vil alle oprettede poster lande på denne sag/hovedaktivitet.
  • Derudover kan underaktivitet og delaktivitet også udfyldes, hvis disse er oprettet i SmartKlik.
• "Vælg farve": Farven vises i kalenderen.

Under lønarter udfyldes:

• "Lønart": den afholdslønart der er tilhørende, dvs lønarten som sættes på timeregistreringen og sendes videre ind i Nav/ERP.
  Krav til lønart: Er aktiv ( i klik) / Har saldotypen "afhold" / Har samme lønarttype som der er valgt øverst i opsætningen.  
• "Startsaldo lønart": startsaldoen der har den givne fraværstype.
  Krav til startsaldo lønart: Har saldotypen "Startsaldo eller regulering" / Har samme lønarttype som der er valgt øverst i opsætningen / har samme validerings type som valgte lønart.
• "Sortering": tilføjes 'nummer' alt efter prioritering. Fx 1, for den lønart der skal benyttes først.

GEM

Husk efter du har udfyldt en lønart linje, skal du trykke " + ", for at tilføje/gemme linjen.

Til sidst trykkes på "Gem" for at oprette den nye type planlægning, hvorefter den kan benyttes til planlægning i kalenderen.

Opret fraværstype under 'Fraværshåndtering'

• Efter at være logget ind som administrator, og der er trykket på tandhjulet ude i kolonnen i venstre side, vil kolonnen 'Øvrige' komme frem.
• Ved at trykke på 'Overførsel & udbetalinger' udrulles der en række valgmuligheder.
• Af disse muligheder skal vi kigge på:
  • 'Fraværshåndtering' – her kan vi opsætte forskellige typer af fravær.

Nedenstående billede viser skærmbilledet, når vi har trykket på 'Fraværshåndtering'.
Her ses en række af de fraværstyper, der er oprettet indeholdende:

• Navnet på fraværstypen
• Hvorvidt den er valgt som standard, når der oprettes fravær.
• I hvor mange tilfælde den givne fraværstype er aktiv – for eksempel at der i ovenstående tilfælde er rapporteret om 3 personer, der er fraværende grundet 'Barns 1. sygedag'.

Ved at trykke på blyanten eller skraldespanden i højre side kan vi redigere en fraværstype eller slette en af de allerede eksisterende. Derudover kan vi oprette en ny.



Efter at have trykket 'Opret ny' vises nedenstående screenshot.

Herved oprettes en ny fraværstype ved at indtaste:

• 'Navn': på fraværstypen, der ønskes oprettes.
• Afkrydsning om:
  • 'Standardvalg': denne type fravær skal være standard, når der indrapporteres fravær.
  • 'Auto godkend': om fraværet skal godkendes automatisk, eller om en leder skal godkende fraværet.
  • 'Synlig for medarbejderen': medarbejderen selv skal kunne melde fravær ind.
• 'Sag' og ' Hovedaktivitet': Som ved opsætning af en ny ferietype udfyldes ved fravær også en 'Sag' og 'Hovedaktivitet' for denne type fravær.
  • Derudover kan 'Underaktivitet' og 'Delaktivitet' udfyldes, hvis disse er oprettet i SmartKlik.
• 'Lønart': hvilken lønart fraværsposten skal have (udfyldes ofte automatisk efter valg af hovedaktivitet).
• 'Klikgruppe': hvis I er opsat til at bruge klikgrupper, vil her kunne vælges, hvilken klikgruppe der må anvende denne fraværstype.

Til sidst trykkes på 'Gem' for at oprette fraværstypen.

Opsætning af administratorer for ferie, fravær og overførsel og udbetalinger

I denne sektion vil vi gennemgå, hvordan man tildeler, hvem der har adgang til at håndtere ferie og fravær udover nærmeste chef i hierarkiet.

Nedenstående screenshot viser billedet, når der er trykket på 'Administratorer'

Her ses de personer, der er oprettet som administrator for hhv. ferieplanlægning ('Planlægningsadmin') og fraværshåndtering ('Fraværsadmin').
Ved at trykke på blyanten eller skraldespanden i højre side kan vi redigere en ressources administratorroller eller slette en af de allerede eksisterende. Derudover kan der oprettes en ny ved at trykke på 'Opret ny'.
Efter at have trykket på 'Opret ny' kommer du ind på siden, som ses på nedenstående screenshot.
Måden hvorpå der oprettes en ny ferie/fraværs-administrator er ved at vælge:

• Personen, du ønsker at oprette under 'Ressource'.
• De dimensioner som personen skal have rettigheder til at administrere.

Nedenstående screenshot viser, hvordan det ser ud, når en ressource er blevet valgt, samt hvordan det ser ud, når der vælges, hvilke afdelinger administratoren skal have lov til at håndtere ferie og fravær for.
Her ses det, hvordan man giver Lars Larsen mulighed for at håndtere ferieplanlægning for Studenterrelationer mf., og hvordan det vælges, hvilke afdelinger Lars Larsen skal kunne håndtere fravær for.
Efter at have valgt de ønskede afdelinger trykkes på 'Gem' for at gemme ændringerne.

Indstilling af dimensioner

Ved opsætning af administratorer til ferie og fravær (se afsnittet 'Opsætning af administratorer for ferie, fravær og overførsel og udbetalinger') vælges de dimensioner, som den valgte ressource skal have mulighed for at håndtere ferie og fravær for.
Hertil er det vigtigt at opsætte den dimension, der skal benyttes ved ferieplanlægning og fraværsregistrering. Dette kigger vi på i dette afsnit.
Ved at trykke på 'Indstillinger' (ses i venstre side på nedenstående billede) og derefter vælge 'Dimensioner' kommer du ind på siden, hvor opsætningen af dimensioner styres.


Som det ses på ovenstående screenshot, er der en række dimensioner med forskellige navne. Derudover er der feltet 'Feriefravær område dimension'.

• Dimensionen i dette felt henviser til, hvilken dimension der skal kunne vælges mellem under 'Opsætning af administratorer for Ferie & fravær - Administrator' (se tidligere afsnit).
• I ovenstående tilfælde er dimension 5 valg, hvilket er ANSVAR.
• Det betyder i dette tilfælde, at vi ved opsætning af administratorer for håndtering af ferie og fravær, efter der er valgt en ressource, kan tildele rettigheder inden for dimensionen ANSVAR.

Ved at trykke på 'Rediger' er det muligt at ændre dimensionen for ferie og fravær, hvis det ønskes at tildele rettigheder for redigering af ferie og fravær ud fra formål, afdeling, lokalitet, campus eller uddannelse i stedet for ansvar.

Opsætning af automatisk afsendelse af beskeder - 'Beskedservice'-modul

Som administrator for SmartKlik kan du via SmartKliks modul 'Beskedservice' opsætte om, og hvordan mails skal sendes automatisk med resumé, påmindelser og opdateringer med informationer om raskmeldelse, refusioner el.lign.
Beskedservice bruges til at oprette en besked, som automatisk skal sendes ud i givne tilfælde. Dette berører typisk fravær, hvor der til ledere og fraværende for eksempel kan opsættes en besked, som bevirker, at der udsendes en påmindelse til den fraværende om at raskmelde sig eller en reminder til en deltidsfraværende om at registrere sine timer. Til lederen kan tilfældet være at udsende en mail om refusion ved langtidssygemelding eller om indkaldelse til sygesamtale.
Opsætning af beskedservice ses ved at gå ind under 'Opsætning' og derefter 'Beskedservice'.
Du finder 'Beskedservice' her:















Ved at trykke på 'Beskedservice' kommer du ind på en side, hvor du kan se de beskedservices, der allerede er oprettet.
Er det første gang, du er inde på siden, og er der ikke oprettet nogle beskeder endnu, vil din side se ud som nedenstående.

Når der er oprettet beskedservices, vil denne side vise navnet på din besked, hvor tit denne besked udsendes, med hvilket interval, og hvornår den næste gang udsendes.
Ved at trykke 'Opret ny' kommer nedenstående side frem.
Her ses en række faner i midten af screenshot'et øverst (den røde markering): 'Generelt', 'Parametre', 'Skedulering', 'Ekstra modtagere'.
Disse gennemgås en ad gangen i det følgende.
Generelt
Denne fane vises på ovenstående screenshot. Her skal det vælges, hvilken slags besked der ønskes oprettet, samt navnet på denne besked.
Under 'Beskedindhold' skal selve beskeden skrives som en mail. Det er dette, der sendes til modtageren.
Parametre
'Seneste udførsel' er datoen, der bruges til at finde ud af, hvem der er "nye" fraværende, siden sidste besked er afsendt. Dette gør det muligt at filtrere i, hvem der kan modtage beskeden.
Derved vil fraværende, der er meldt fraværende efter denne dato modtaget beskeden.












Skedulering

Under fanen 'Skedulering' angiver du perioden og intervallet for beskedservicen.
Hertil kan vælges at sende en daglig, ugentlig eller månedlig besked med tilhørende dag i løbet af ugen eller dato i måneder for det valgte interval samt tidspunkt i løbet af dagen for afsendelsen.
Dertil vælges, hvorvidt beskeden er skal udsendes som en engangskørsel eller som løbende services med det valgte interval i den aktive periode for servicesen.














Ekstra modtagere
Inden beskedservicen gemmes tilføjes modtagere for beskedservicen. Her kan du indtaste e-mailadresser til modtagere og mailgrupper, der kan vælges medarbejdere på listen eller vælges klikgruppe (hvis klikgrupper er opsat).
Efter at have valgt modtagere tykkes der på 'Tilføj' ud fra e-mailadresse, ressource eller klikgruppe.
Herefter vil modtagerne blive listet under 'Beskrivelse'.
Til sidst trykkes på 'Gem' for at oprette denne beskedservice.

Nb. Denne beskedservice sender mails ud fra en noreply-server. HUSK derfor I jeres mailsystem at sørge for, at mailadressen no-reply@smartklik.dk ikke går i spam.