Problem:
Hvis du har fået godkendt en ferieplanlægning, så der er dannet timeregistreringer af denne. Og hvis du inden eller i ferien, melder dig syg (fuldtid) via fraværsmodulet i SmartKlik. Så vil fraværsmodulet nulstille ferieposterne, for hver dag sygmeldingen er aktiv, kl. 12 dagen efter.
Vi ser ofte at dette sker, fordi medarbejdere glemmer at melde sig rast i SmartKlik, inden ferien påbegyndes. Dermed skal en leder elle ferieadministrator ind og korrigere sygemeldingen og derefter genoprette ferien og det kan være en kompleks proces. Vi har derfor forsøgt at lave en fremgangsmåde til at genoprette ferien.
Fremgangsmåde:
Start ikke med at rette eller genoprette timeregistreringerne på ferie eller sygemelding, manuelt.
Med manuelt menes korrigeringer bogført i ERP/NAV hvis disse sendes retur til SmartKlik, rettelser i ugeregistrering, nye registreringer oprettet i SmartKlik fra web eller app.
1. Start med at korrigere sygemeldingen, så denne har den korrekt start og slut dato.
Fraværsoversigt > aktive eller afsluttede sygdom > rediger til korrekte datoer og gem.
2. Skal ferien genoprettes, så slet den og opret den på ny.
Du kan slette ferien ved at gå i afdelingskalenderen hos medarbejders leder > vælges ferien i kalenderen og trykke slet. For at genoprette ferien, kan du oprette den via lederplanlægning, eller i medarbejderens kalender via imitering af medarbejderen.
3. Kontroller saldoer og saldomapping for de genoprettede ferie registreringer.
Særligt ved ferie i overgangsperioden fra september til og med december. Her kan nogle kontraposter pege på den forkerte saldo. Når du imiterer en medarbejder kan du flytte poster mellem saldoer, ved at trykke på pilene ud for posten i saldoen, så de poster der udligner hinanden ligger på samme saldo.
4. Genberegn saldoer.
Hvis Ikke saldoer stemmer, så tryk “Genberegn” på saldoer, dette gøres ved at imitere medarbejderen og trykke på den lille knap der kommer frem over saldoerne.
4. Ret data manuelt.
Først når sygemeldingen og ferieplanlægningen er håndteret, og saldo genberegnet, kan du se på om der skal laves manuel korrigering af data. Det kan fx være ferien som tæller dobbelt eller er gået i minus, så den ligger til på feriesaldoen. Vi har desværre set mange eksempler på fejl, efter genopretning af ferie og det kan fx være fordi der er forsøgt at rette data manuelt, før en sygemelding og ferieplanlægning er håndteret først.
Vi anbefaler at bruge “ugeregistreringen” til at rette data, da denne giver det bedste overblik.
Add Comment