Inden anvendelse af 'Ferie & fravær'-modulet i SmartKlik skal der opsættes en række indstillinger, så modulet er tilpasset Jeres organisation. Dette gøres i samarbejde med Elbek & Vejrup for at sikre, at den rigtige tilpasning af modulet opnås.
...
| Excerpt |
|---|
Vælg typer, stamdata, lønarter, og regler for ferieplanlægning og fraværhåndtering. |
Opret ny type under "Ferieplanlægning"
Følg denne vejledning for at oprette en ny "ferieplanlægnings type", som derefter kan benyttes i feriekalenderen af både medarbejder og ledere til at planlægge fravær.
...
- Sag, Hovedaktivitet mv, samt Lønart skal være i klik, ifbm opsætning af stamdata til ferieregistreringerne, herefter kan klik fjernes for at undgå manuelle poster fra alm tidsregistrering.
- Der skal være en gyldig og aktiv saldo på den lønarttype man vil oprette planlægning på. se Saldo opsætning og årsrul for opsætning af saldoer.
...
Under lønarter udfyldes:
- "Lønart": den afholdslønart afholds lønart der er tilhørende , dvs typen du har valgt øverst. Bliver den lønarten som sættes på timeregistreringen og sendes videre ind i Nav/ERP.
Krav til lønart: Er aktiv ( i klik) / Har saldotypen "afhold" / Har samme lønarttype som der er valgt øverst i opsætningen. - "Startsaldo lønart": startsaldoen der har den givne fraværstype.
Krav til startsaldo lønart: Har saldotypen "Startsaldo eller regulering" / Har samme lønarttype som der er valgt øverst i opsætningen / har samme validerings type som valgte lønart. - "Sortering": tilføjes 'nummer' alt efter prioritering. Fx 1, for den lønart der skal benyttes først.
...
Til sidst trykkes på "Gem" for at oprette den nye type planlægning, hvorefter den kan benyttes til planlægning i kalenderen.
| Anchor | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Opret fraværstype under
...
"Fraværshåndtering
...
"
- Efter at være logget ind som administrator, og der er trykket på tandhjulet ude i kolonnen i venstre side, vil kolonnen 'Øvrige' komme frem.
- Ved at trykke på 'Overførsel & udbetalinger' udrulles der en række valgmuligheder.
- Af disse muligheder skal vi kigge på:
- 'Fraværshåndtering' – her kan vi opsætte forskellige typer af fravær.
...
Til sidst trykkes på 'Gem' for at oprette fraværstypen.
Opsætning af administratorer for ferie, fravær og overførsel og udbetalinger
I denne sektion vil vi gennemgå, hvordan man tildeler, hvem der har adgang til at håndtere ferie og fravær udover nærmeste chef i hierarkiet.
...
...
- Personen, du ønsker at oprette under 'Ressource'.
- De dimensioner som personen skal have rettigheder til at administrere.
...
- Dimensionen i dette felt henviser til, hvilken dimension der skal kunne vælges mellem under 'Opsætning af administratorer for Ferie & fravær - Administrator' (se tidligere afsnit).
- I ovenstående tilfælde er dimension 5 valg, hvilket er ANSVAR.
- Det betyder i dette tilfælde, at vi ved opsætning af administratorer for håndtering af ferie og fravær, efter der er valgt en ressource, kan tildele rettigheder inden for dimensionen ANSVAR.
...
Som administrator for SmartKlik kan du via SmartKliks modul 'Beskedservice' opsætte om, og hvordan mails skal sendes automatisk med resumé, påmindelser og opdateringer med informationer om raskmeldelse, refusioner el.lign.
Beskedservice bruges til at oprette en besked, som automatisk skal sendes ud i givne tilfælde. Dette berører typisk fravær, hvor der til ledere og fraværende for eksempel kan opsættes en besked, som bevirker, at der udsendes en påmindelse til den fraværende om at raskmelde sig eller en reminder til en deltidsfraværende om at registrere sine timer. Til lederen kan tilfældet være at udsende en mail om refusion ved langtidssygemelding eller om indkaldelse til sygesamtale.
Opsætning af beskedservice ses ved at gå ind under 'Opsætning' og derefter 'Beskedservice'.
Du finder 'Beskedservice' her:
Ved at trykke på 'Beskedservice' kommer du ind på en side, hvor du kan se de beskedservices, der allerede er oprettet.
Er det første gang, du er inde på siden, og er der ikke oprettet nogle beskeder endnu, vil din side se ud som nedenstående. 
Når der er oprettet beskedservices, vil denne side vise navnet på din besked, hvor tit denne besked udsendes, med hvilket interval, og hvornår den næste gang udsendes. 
Ved at trykke 'Opret ny' kommer nedenstående side frem.
Her ses en række faner i midten af screenshot'et øverst (den røde markering): 'Generelt', 'Parametre', 'Skedulering', 'Ekstra modtagere'.
Disse gennemgås en ad gangen i det følgende.
Generelt
Denne fane vises på ovenstående screenshot. Her skal det vælges, hvilken slags besked der ønskes oprettet, samt navnet på denne besked.
Under 'Beskedindhold' skal selve beskeden skrives som en mail. Det er dette, der sendes til modtageren.
Parametre
'Seneste udførsel' er datoen, der bruges til at finde ud af, hvem der er "nye" fraværende, siden sidste besked er afsendt. Dette gør det muligt at filtrere i, hvem der kan modtage beskeden.
Derved vil fraværende, der er meldt fraværende efter denne dato modtaget beskeden.
Skedulering
Under fanen 'Skedulering' angiver du perioden og intervallet for beskedservicen.
Hertil kan vælges at sende en daglig, ugentlig eller månedlig besked med tilhørende dag i løbet af ugen eller dato i måneder for det valgte interval samt tidspunkt i løbet af dagen for afsendelsen.
Dertil vælges, hvorvidt beskeden er skal udsendes som en engangskørsel eller som løbende services med det valgte interval i den aktive periode for servicesen. 
Ekstra modtagere
Inden beskedservicen gemmes tilføjes modtagere for beskedservicen. Her kan du indtaste e-mailadresser til modtagere og mailgrupper, der kan vælges medarbejdere på listen eller vælges klikgruppe (hvis klikgrupper er opsat).
Efter at have valgt modtagere tykkes der på 'Tilføj' ud fra e-mailadresse, ressource eller klikgruppe.
Herefter vil modtagerne blive listet under 'Beskrivelse'.
Til sidst trykkes på 'Gem' for at oprette denne beskedservice.
Nb. Denne beskedservice sender mails ud fra en noreply-server. HUSK derfor I jeres mailsystem at sørge for, at mailadressen no-reply@smartklik.dk ikke går i spam.